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怎么用OA系統進行高效的印章管理?

2019-10-25 14:19:25
  印章是公司經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具,印章的管理關系到公司正常的經營管理活動的開展,甚至影響到公司的生存和發展。為完善公司的印章管理,規范公司各類實物印章和電子印章的登記、外借、歸還、作廢、變更等行為,華天動力協同OA系統特別研發出印章管理模塊,有效控制各類章印使用帶來的各種經濟與法律責任風險,維護公司的利益。

怎么用OA系統進行高效的印章管理?

  可以有效解決在過去的印章管理中主要存在的各種問題:

  1、 無法將企業印章在統一位置展現,或是展現不直觀、不明確;無法實時得知印章的使用狀態。

  2、 無法將實物章和電子章的用印情況登記記錄,或記錄無法落實到每一份被蓋章的紙質、電子文件上。

  3、 公章外借和歸還管理混亂,無法記錄具體的人員、時間、原因等信息,并且無法通過外借和歸還的狀態實時反映在每個印章上。

  4、 公章維護中只能登記實物章,無法對電子章進行統一管理,使實物章和電子章的管理分離。

  5、 公章的變更和作廢沒有形成日志,導致出現問題無法追溯。

怎么用OA系統進行高效的印章管理?

  華天動力協同OA系統印章管理系統是一個智能化、系統化、信息化的印章管理系統。通過對印章一覽的展現,系統自動更新在庫狀態,讓員工實時了解印章的使用情況;通過對印章登記、外借、歸還等一系列的操作,讓企業對印章的管理形成了系統化的認識,規范了印章的使用;通過對印章各種操作的記錄,可將用印工作信息化的展現出來,使各個步驟都清楚明了,可留痕、可追溯。

  同時,華天動力協同OA系統印章管理不僅支持電子印章(CA 認證章),還支持與印控儀的對接,在系統中印章使用申請審核通過后,能夠直接操縱印控儀進行蓋章。那么通過華天動力協同OA系統可以進行哪些操作呢?

  1. 如何將公司印章維護到OA系統中?

  印章管理員可在印章管理中的印章維護中將公司的印章維護到OA系統里面,將印章名稱、保管人、啟用日期以及印章的照片、備注填寫完畢即可;如果此印章存在電子版,則可以啟用電子印章,將電子印章的文件上傳,同時設置可使用此電子印章的人員。

怎么用OA系統進行高效的印章管理?

  2. 如何查看公司有哪些印章以及使用狀態?

  使用人可以在印章管理的印章一覽菜單中查看公司現有印章,可以通過縮略圖和列表兩種形式進行查看。每種印章可以清楚顯示出此印章的名稱、保管人、印章圖片、說明情況,同時還可以根據印章的外借和歸還操作顯示印章的借出和在庫狀態,方便使用人在使用印章前清楚知曉印章的狀態。

怎么用OA系統進行高效的印章管理?

  3. 用印情況如何登記?如公文和審批中的蓋章是否也會有記錄?

  使用人在用印批準后可以到印章管理員處進行用印,印章管理員會根據用印人、用印日期、用印文件、份數等信息進行用印登記;如在OA系統中的審批和公文的正文進行蓋章后,也會在用印登記中自動生成一條用印記錄。

怎么用OA系統進行高效的印章管理?

  4. 印章的如何進行外借和歸還?

  如果使用人有印章外借的需要,則在領導批準后可到印章管理員處做外借登記。印章管理員可以選擇所借出的印章、借用人、借用日期、預計歸還日期并填寫借用原因后完成外借操作,此時印章一覽中的該印章狀態為借出狀態,他人不可再借用;員工在印章用完后可到印章管理員處將印章歸還,此時印章管理員可以選擇已經借出的印章,點擊歸還印章按鈕,填寫好歸還的日期完成印章歸還操作,已經歸還的印章在印章一覽中會顯示為在庫狀態,其他人可以再次借用。

怎么用OA系統進行高效的印章管理?

  5. 印章如果有變更或作廢應該如何操作?

  如果印章需要更改,則印章管理員在印章維護中找到需要修改的印章,點擊修改印章按鈕進行修改操作,其修改的內容都會在變更記錄中顯示;如果印章需要作廢,則仍需印章管理員在印章維護中找到需要作廢的印章,點擊作廢印章按鈕,填寫作廢時間和具體的說明后,將此印章作廢,作廢操作會在作廢記錄中形成數據記錄。

怎么用OA系統進行高效的印章管理?

  綜上所述,華天動力協同OA系統,可以高效進行印章管理,使客戶對印章做到一覽清晰,實時掌握印章動態為及時用印提供數據支持,提高使用者工作效率;登記全面,不僅可以登記紙質文件的用印情況,還可將審批和公文中的蓋章情況自動反應到用印記錄中來,提高了電子版信息登記數據的準確性;借還一體,使用規范、有效防止印章的丟失,也為每個印章的去向留存數據記錄;實物章和電子章兩種印章結合式的統一管理,為印章管理員提供便利,維護簡單;變更作廢,日志留痕,便于企業日后追溯此印章的更改狀態,明確責任。

  OA系統:http://www.nxityjx.cn/
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