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圖解:手把手教您如何用OA系統做預算

2019-10-28 15:24:52
  預算管理是企業在日常管理中經常用到的功能,預算管理是利用預算對企業內各單位、各部門、各項目的財務及非財務資源進行分配、管理、控制,以便有效地組織和協調企業的生產經營活動完成既定的經營目標。做好預算相當于為企業節流,大部分公司的管理者對這一塊比較重視,如何合理有效的實現預算的申報、調整、審批、關聯、監控、預警以及統計都是企業預算管理的重點和難點問題,為此華天OA系統針對企業的這些需求,進行分析、歸納、提煉,最后研發出標準化的預算管理模塊,為企業的預算制定和管理提供一套系統且完整的解決方案。

圖解:手把手教您如何用OA系統做預算

  那么有了好的協同管理軟件,我們如何利用OA系統做好企業預算呢?今天我們用圖片手把手教您如何用OA系統做預算。

  首先OA系統可以幫助企業解決預算管理中的如下問題:

  無法為每項預算科目設置科目預警和允許偏差的百分比,導致超出百分比后無法預警提醒,控制能力差。

  預算權限控制混亂,無法分別設置各部門的管理人員,進行預算的申報、調整和查看,往往是各部門經理隨意指定人員進行工作。

  預算申報時比較繁瑣,通常在申報前都要召開專題會議進行申報指導后,再下發預算申報模板進行各部門的填報。財務部在收到各部門上報的預算后,還要進行整理,然后再統一發送給領導審批。無論是申報人還是財務、領導,都需要耗費很大的精力。

  預算申報后,如果需要調整,又要調動很多人的精力,所以很多公司在預算申報結束后不允許隨意調整。

  預算的使用不能有效管控,人情化處理比較嚴重,即使超出預算了也能夠審批通過。

  對于預算整體的使用情況,要花費很大的精力去進行數據的統計,然后才能上報領導。

  增加財務人員負擔,每個月月底都要計算各部門預算結余,再轉入下月。

  以下步驟可以對預算進行有效管理:

  一、 年度預算申報

  部門預算管理員可在部門預算—年度預算申報中申報部門的年度預算。在此畫面中可以顯示所有其有權限申報預算的部門,并可顯示出哪些部門未申報、哪些部門已經申報、哪些部門申報的預算在審批中。點擊申報按鈕即可對此部門進行年度預算的申報,申報時可增加預算科目,設置預算額度,發送申請即可。如有審批流程經領導審批通過后則年度預算申報成功。

圖解:手把手教您如何用OA系統做預算

                                                                年度預算申報

  二、年度預算調整

  用戶在實際使用過程中如需對部門的年度預算額度進行調整,則可以由部門預算管理員在部門預算—年度預算調整中進行調整操作。在年度預算調整的畫面中僅顯示預算管理員管轄范圍內的并且是申報預算成功的部門,同時也可清晰顯示部門名稱、預算年度、版本、預算金額、支出金額、凍結金額、余額等情況。點擊部門名稱可以查看此部門的年度預算情況;查看版本信息可以看到此部門的預算歷史版本;點擊支出金額,可查看此部門年度預算的支出明細;點擊凍結金額,可查看此部門年度預算審批中的支出明細。

圖解:手把手教您如何用OA系統做預算

                                                                年度預算調整

圖解:手把手教您如何用OA系統做預算

                                                              調整后的預算增額顯示

  三、月度預算申報

  部門年度預算申報通過后,部門預算管理員可將年度預算分解到各月,進行部門月度預算申報。在部門預算—月度預算申報中,部門預算管理員可按照單月預算申報或全年月度預算申報兩種形式進行月度預算申報,如通過單月預算申報,則需要選擇申報的部門名稱和預算月份,將此月申報的預算額度填寫,進行預算發送;如通過通過全年月度預算申報,則需要選擇申報的部門,系統直接會將12個月的預算科目全部列出,填寫預算額度后發送即可。當預算審批通過后,則月度預算申報完成。

圖解:手把手教您如何用OA系統做預算

                                                               月度預算申報

圖解:手把手教您如何用OA系統做預算

                                                              部門月度預算查看

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                                                             部門月度預算支出明細

  四、月度預算調整

  用戶在實際使用過程中如需對部門的月度預算額度進行調整,則可以由部門預算管理員在部門預算—月度預算調整中進行調整操作。在月度預算調整的畫面中可清晰顯示部門名稱、預算年月、版本、預算總額、已花費預算、凍結中預算、剩余預算等情況。點擊部門名稱可以查看此部門的月度預算情況;查看版本信息可以看到此部門的預算歷史版本;點擊已花費金額,可查看此部門月度預算的支出明細;點擊凍結中預算,可查看此部門月度預算審批中的支出明細。

圖解:手把手教您如何用OA系統做預算

                                                               部門月度預算調整

  五、經費報銷單使用

  部門年度預算或月度預算申報通過后,部門內人員就可以通過經費報銷單進行本部門相關費用的報銷。

圖解:手把手教您如何用OA系統做預算

                                                                經費報銷單

  用戶起草經費報銷單時,可選擇報銷的年月,在報銷明細中選擇本部門已有的預算科目,選擇相應的科目后會出現本科目對應的月度預算余額,用戶可填寫本次報銷金額,提交此報銷單。

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                                                               起草經費報銷單

  用戶提交后,報銷的金額會在本部門的凍結中預算處累計,待審批通過后,此次報銷金額會累計在已花費預算金額中。如此預算科目設置了科目預警和允許偏差的百分比,則報銷合計超出預算總額的科目預警百分比時,系統會自動發送消息提醒,報銷總額超出允許偏差的百分比,就不能再進行相關費用的報銷申請了。

圖解:手把手教您如何用OA系統做預算

                                                            審批中的費用在預算中的顯示情況

  六、預算設置

  系統管理員在預算正式使用之前要先進行預算的基本設置,如:預算科目、預算權限、預算月度設置、部門級別設置、預算審批設置、預算申報流程、預算調整流程、月度預算整體申報流程等。

圖解:手把手教您如何用OA系統做預算

                                                                部門預算設置

  通過以上圖解,相信您已經對華天動力協同OA系統強大的預算模塊有了一定的了解,當然文章有篇幅,還有很多細節的功能不能展現出來,如果您感興趣,歡迎來電,深度挖掘……

  預算管理是利用預算對企業內各單位、各部門、各項目的財務及非財務資源進行分配、管理、控制,以便有效地組織和協調企業的生產經營活動完成既定的經營目標。如何合理有效的實現預算的申報、調整、審批、關聯、監控、預警以及統計都是企業預算管理的重點和難點問題,為此華天OA系統針對企業的這些需求,進行分析、歸納、提煉,最后研發出標準化的預算管理模塊,為企業的預算制定和管理提供一套系統且完整的解決方案。

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